Tributação de ajuda de custo a funcionário em home office: faz sentido?

Cientes da possibilidade de o fisco tentar avançar sobre as ajudas de custo que têm repassado a seus empregados por causa da contingência do trabalho remoto — o chamado home office —,  empresas têm tentado se precaver. A ideia seria evitar eventuais autuações da Receita Federal em relação a essas verbas, cuja transferência para os funcionários foi necessária para adaptação dos escritórios domésticos durante a pandemia.

Como afirma Paulo Coimbra, sócio do Coimbra & Chaves Advogados, “não é devida a tributação de quaisquer ajudas de custos concedidas a empregados para sua adaptação ao novo e imperativo regime de trabalho imposto pelas regras de distanciamento social decorrentes da pandemia”.

A questão central está no estabelecimento das diferenças entre verbas remuneratórias (sobre as quais há tributação) e verbas indenizatórias, que têm caráter de compensação por gastos incorridos pelo funcionário — no caso específico da situação de home office forçado, as despesas adicionais com energia, internet e itens de escritório, por exemplo, como destaca Tatiana Del Giudice Cappa Chiaradia, sócia do Candido Martins Advogados.

“É necessário que esse auxílio seja proporcional aos gastos incorridos no home office. Isso porque o pagamento de auxílio desproporcional ao próprio salário, por exemplo, pode caracterizar uma remuneração disfarçada”, afirma Thiago Braichi, sócio do Freitas Ferraz Capuruço Braichi Riccio Advogados.

Já Alexandre Tadeu Navarro, sócio da Navarro Advogados, cabe sim a incidência de impostos nessa situação. “Tecnicamente esse é o típico caso de benefício in natura ou fringe benefit, que é naturalmente tributável, tanto pelo IR na fonte quanto pelas contribuições previdenciárias ao INSS”, afirma.

A seguir, Coimbra, Chiaradia, Braichi e Navarro abordam outros aspectos dessa questão.

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Conforme notícias divulgadas na imprensa, empresas estão tentando encontrar maneiras de evitar a tributação de ajuda de custo paga a funcionários que estão em home office. Na sua avaliação, o fisco pode tentar tributar esses pagamentos, mesmo que tenham sido motivados por uma situação excepcional?

Entendo não ser devida a tributação de quaisquer ajudas de custos concedidas a empregados para sua adaptação ao novo e imperativo regime de trabalho imposto pelas regras de distanciamento social decorrentes da pandemia.

Primeiramente, ajudas de custos, conceitualmente, não detêm uma feição remuneratória. Nesse caso, especificamente, sem prejuízo de uma análise caso a caso, trata-se de uma parcela conferida para o trabalho, e não pelo trabalho. A par disso, com o advento da reforma trabalhista, a disciplina do tema restou mais clara, a partir de quanto o art. 457 da CLT passou a prever, em seu parágrafo segundo, que “as importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário”.

A despeito desse entendimento, não se pode desprezar a possibilidade de o fisco pretender tributar tais parcelas, infirmando seu caráter de auxílio ou indenizatório.

Em regra, se comprovado que esses pagamentos têm natureza indenizatória — isto é, têm como objetivo a recomposição da renda do trabalhador tendo em vista os gastos adicionais incorridos (como energia elétrica, internet e despesas com itens de escritório) — o fisco não pode tributar esses pagamentos. Eles podem ser tributados apenas se ficar evidente a natureza de remuneração disfarçada, o que não parece o caso frente à situação atual que vivenciamos.

O auxílio de custo pago a funcionários em home office, regra geral, é uma ferramenta que busca equalizar os gastos incorridos pelo funcionário para execução de seu trabalho. A título de exemplo, é possível mencionar gastos com internet, luz e equipamentos. Essa equalização, por certo, tem natureza indenizatória, não remuneratória, o que deveria afastar a tributação.

Contudo, é necessário que esse auxílio seja proporcional aos gastos incorridos no home office. Isso porque o pagamento de auxílio desproporcional ao próprio salário, por exemplo, pode caracterizar uma remuneração disfarçada.

Ou seja, o ponto central da questão está na proporcionalidade entre os pagamentos e os gastos efetivamente gerados pela atual situação de pandemia, que tornou necessária a adoção do home office em muitos setores.

Sim, tecnicamente esse é o típico caso de benefício in natura ou fringe benefit, que é naturalmente tributável, tanto pelo IR na fonte quanto pelas contribuições previdenciárias ao INSS. Claro que se trata de situação absolutamente excepcional, que mereceria um tratamento especial para isentar de tais incidências. Porém, enquanto não for criada norma para estabelecer essa previsão de isenção/exclusão das bases de cálculo, haverá as incidências.

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Quais tributos poderiam, do ponto de vista do fisco, estar envolvidos no pagamento dessa ajuda de custo?

Entendemos que, tratando-se genuinamente de ajuda de custos, não deveriam tais parcelas atrair a incidência de qualquer tributo, não podendo ser alcançado seja pelas contribuições previdenciárias e destinadas a terceiros, bem como pelo IRRF e FGTS.

Os tributos que poderiam ser cobrados pelo fisco, caso descaracterizada a indenização, são contribuições previdenciárias e imposto de renda.

Os tributos envolvidos são aqueles incidentes sobre a folha de pagamentos: contribuições previdenciárias (INSS, por exemplo), FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

Tanto a empresa quanto o empregado ficam sujeitos às incidências de IR e contribuições ao INSS, conforme as regras específicas, sendo que a empresa tem a obrigação própria em relação ao INSS patronal e a obrigação de fonte em relação ao IR e retenção do INSS do empregado, que ainda deverá eventualmente complementar o IR na Declaração de Ajuste Anual.

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Quais estratégias as empresas podem adotar para contornar o problema? Caso sejam eventualmente autuadas, podem recorrer da ação da Receita Federal?

Seria importante as empresas alinharem previamente, com advogados especializados, a natureza dos benefícios e auxílios que pretendem conceder aos seus colaboradores, bem como também a documentação de seu propósito e condições que o atestem.

As empresas devem juntar elementos que comprovem que os valores pagos aos funcionários têm natureza indenizatória — ou seja, visam o pagamento de gastos adicionais incorridos pelo trabalhador na execução do seu contrato de trabalho. Caso sejam eventualmente autuadas, as empresas podem recorrer administrativamente.

Para evitar qualquer tipo de questionamento, as empresas devem manter em seu registro uma discriminação precisa dos valores repassados a título de auxílio, de modo a demonstrar a proporção dos pagamentos aos salários e custos de cada empregado.

Diante de eventual autuação, as empresas podem impugnar os lançamentos fiscais apresentando defesa administrativa, a qual deve contemplar provas que demonstrem os gastos incorridos no home office e a proporcionalidade dos pagamentos. Caso não tenham sucesso administrativamente, podem levar a questão ao Judiciário.

A única possível exceção seria para aqueles empregados residentes em outros municípios, para os quais o custeio poderia ter tratamento como “viagem”, mas são situações excepcionais e que não comportam regularidade de pagamentos. Na prática, não há estratégias efetivas e sustentáveis e qualquer criatividade excessiva somente piorará o problema. As normas vigentes exigem claramente a tributação nesses casos.

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Como as empresas podem comprovar que a ajuda de custo relacionada à pandemia e ao home office não tem natureza de remuneração?

Difícil dar uma resposta apriorística. Cada tipo de auxílio ou ajuda pode demandar uma análise casuística, com particularidades relevantes.

Por meio de laudos, pesquisas e comprovantes que atestem que a empresa buscou métricas específicas para fazer frente às despesas que se espera que os empregados incorram no home office.

Para demonstrar que não se trata de remuneração, é importante que a empresa tenha um controle do custo correspondente ao auxílio. Além disso, a elaboração estudos, ou inclusive de laudos, pode demonstrar que o valor pago é efetivamente proporcional ao custo incorrido pelo funcionário com determinadas necessidades do home office imposto pela situação de pandemia.

Também é interessante que o empregador demonstre que essa ajuda de fato foi instituída em razão da situação excepcional da pandemia (demonstrando, por exemplo, que antes este custo inexistia). Dessa forma, pode-se comprovar a natureza indenizatória dos valores pagos.

Entendo que não há como alterar a natureza desse pagamento/custeio.