Assembleias digitais de acionistas são um avanço, dizem especialistas
Expectativa é de que mudança no formato dos encontros autorizada pela CVM permaneça mesmo depois da pandemia
Por causa da pandemia de covid-19 e das medidas de isolamento social que ela impôs, as companhias abertas brasileiras estão autorizadas pela CVM a realizar assembleias parcial e totalmente virtuais desde o dia 17 de março. Passados pouco mais de 40 dias, advogados que acompanham de perto a dinâmica das assembleias já identificam vários progressos relacionados à Instrução 622, a norma que estabeleceu a autorização.
Na opinião de Daniel Rodrigues Alves, sócio do escritório Candido Martins Advogados, um dos principais pontos positivos da instrução é o maior incentivo à participação dos acionistas minoritários. “As dificuldades de agenda e os custos de deslocamento em assembleias puramente presenciais criavam um desincentivo muito forte à participação daquele acionista com número de votos pouco significativo. Com a possibilidade de realização virtual, o direito à participação tende a ser exercido com maior facilidade”, defende Alves.
A avaliação é compartilhada por Vitor Massoli, sócio do Nankran & Mourão Sociedade de Advogados. Massoli afirma que a medida coloca a tecnologia à disposição das S.As. e contribui para um cenário de maior transparência dentro das companhias abertas. “Agora poderemos ver um maior número de acionistas aderindo às discussões e exercendo seus direitos na plenitude, já que é muito mais simples comparecer a uma assembleia virtual do que a um encontro presencial”, justifica Massoli.
A medida também permitiu que as assembleias parcialmente digitais fossem realizadas fora do edifício sede e até mesmo do município da sede da companhia, em casos excepcionais. Para Alves, esse era um passo lógico na adoção dos pleitos digitais. “A partir do momento em que é possível realizar uma assembleia com participação de acionistas de qualquer lugar do mundo com acesso à internet, não faz sentido manter a exigência de que ela seja realizada na sede da companhia — em muitos casos localizada fora das capitais, em locais de difícil acesso”, destaca.
A seguir, Alves, Massoli e Bernardo Freitas, sócio do Freitas Ferraz Capuruço Braichi Riccio Advogados, comentam os desafios da implementação da norma e sua possível adoção pós-pandemia.
Na sua opinião, quais serão os principais desafios das empresas na adequação à nova medida?
Embora conceitualmente a realização de uma assembleia digital pareça ser simples, o fator tecnológico pode representar o maior desafio. Com o intuito de garantir aos acionistas direitos básicos de participação nas assembleias, a Instrução 622 elencou alguns requisitos mínimos para o sistema eletrônico utilizado para a realização dos conclaves digitais — como, por exemplo, a possibilidade de manifestação dos acionistas e de acesso simultâneo a documentos apresentados durante a assembleia, a gravação integral da reunião, o controle efetivo da participação de cada um na assembleia, a possibilidade de comunicação entre acionistas e a assinatura de atas via certificação digital. Dessa forma, o desafio maior das companhias será a implementação de sistemas eletrônicos com funcionamento e conexão sólidas para garantir os requisitos mínimos previstos na norma, bem como a disponibilidade de equipe de TI competente para ajustar qualquer falha e instruir os participantes em relação a questões técnicas.
Por outro lado, há também um desafio cultural relativo à adequação dos próprios acionistas às novas ferramentas tecnológicas disponíveis. No entanto, a complexidade do desafio cultural tende a ser menor em virtude da nova realidade de home office e quarentena que já tem sido vivida no país desde a eclosão da pandemia de covid-19.
É importante destacar que a adoção da assembleia digital é uma opção das companhias abertas e, portanto, a regulamentação da CVM não gera qualquer impacto imediato. Entretanto, as emissoras que decidirem implementar a assembleia total ou parcialmente digital nas deliberações devem se assegurar de que os sistemas adotados satisfazem as exigências legais. Ainda não existe um único sistema que concentre todos os requisitos estabelecidos pela CVM, e o mais provável é que no curto prazo as companhias venham a adotar diversas soluções — um sistema para videoconferência, outro para o voto digital, outro para assinatura de atas e termos de presença. Essa solução torna a condução dos trabalhos da assembleia mais complexa e é importante que as companhias realizem um teste prévio para mitigar as dificuldades. O apoio de uma equipe técnica também será fundamental, tanto do lado de TI quanto na parte legal.
O principal desafio será a implementação prática dos sistemas. Por se tratar de uma complementação relevante da Instrução 481 da CVM, a compatibilização com as novas regras pode gerar necessidade de ajustes.
Por outro lado, é possível que a assembleia virtual gere o interesse do investidor até então não acostumado com essa possibilidade. Isso criaria a adesão de pessoas com perfil até então inexistente nas assentadas das sociedades. Nesse caso, quanto maior a adesão, maior robustez de regras e sistemas se faz necessária.
Em sua opinião, existem pontos da Instrução 622 que poderiam ser aprimorados? Há algum tópico que não foi contemplado pela autarquia?
Mesmo que a CVM tenha tomado os cuidados possíveis dentro do cenário atual, é natural o surgimento de lacunas em aspectos relevantes. Em um primeiro momento, com a implementação das assembleias na prática, elas provavelmente serão identificadas, proporcionando posterior adequação da instrução se for o caso.
A instrução optou, por exemplo, por não apresentar os detalhes técnicos de implementação das assembleias virtuais, deixando as condições a cargo das sociedades. Com o passar do tempo, pode-se identificar, nesse ponto, uma lacuna a ser aprimorada.
Um ponto que ficou pendente e poderia ter sido contemplado é a hipótese de realização da assembleia digital e eventual indisponibilidade de sistema ou acesso a equipamentos de tecnologia para participação do conclave por um acionista. Nesses casos, a norma poderia ter previsto a obrigatoriedade de as companhias disponibilizarem em sua sede um número mínimo de equipamentos para utilização presencial por acionistas que eventualmente tenham problemas técnicos para participar digitalmente. Embora hoje o acesso a tecnologia seja amplo, ainda temos uma grande limitação em relação à capacidade de conexão por várias pessoas. Dessa forma, para tornar a norma ainda mais inclusiva, é importante prever alternativas para os casos nos quais algum acionista venha a enfrentar um problema de falta de conexão de qualidade para participação nos conclaves digitais.
A regra em si não é ruim, mas contém alguns exageros. Um exemplo: a necessidade de se gravar a assembleia geral digital é uma exigência que somente se justifica pelo receio da inovação. Por que exigir a gravação da assembleia digital se é dispensada a gravação da assembleia presencial? Mas talvez o principal problema seja o contexto da assembleia virtual ante as diversas formas de participação dos acionistas que a CVM permite. A gestão de uma assembleia parcialmente digital agora exige a gestão dos votos em boletim de voto a distância, dos votos enviados digitalmente e dos votos presenciais. Toda a gestão desses votos terá de ser feita no momento da assembleia, o que torna tudo muito complexo e pode gerar confusão para os investidores. No futuro, a tendência é que a CVM passe a consolidar uma forma simplificada de participação e votação remota mais adequada a um ambiente em que as assembleias digitais já sejam aceitas e adotadas em larga escala.
Você acredita que a realização de assembleias virtuais será prorrogada para além da crise do novo coronavírus? Quais cuidados devem ser tomados caso as assembleias remotas sejam mantidas?
Com certeza deve ser mantida, é uma inovação muito importante e necessária em tempos em que todos podem fazer muitas coisas com apenas um aparelho móvel em mãos. É importante destacar que a assembleia digital regulada pela CVM não está condicionada à pandemia de covid-19: não será necessário qualquer ato da CVM para mantê-la após a pandemia. No entanto, a autorização legal que permite sua realização decorre da MP 931, que se não for votada e aprovada pelo Congresso Nacional voltará a restringir as assembleias gerais somente à participação presencial. Mas esse cenário não parece provável. Permanecendo assim, o mais importante após a crise é trabalhar em um modelo simplificado que ajuste as regras de participação dos acionistas a um cenário em que a assembleia digital já é uma realidade.
Seria bastante importante a manutenção das assembleias digitais. Trata-se de grande oportunidade para utilizarmos a tecnologia já disponível nas relações jurídicas mais relevantes, como é o caso das assembleias gerais das companhias abertas. Para tanto, é necessário garantir os direitos dos acionistas, com a disponibilização dos documentos e a criação de mecanismos aptos a assegurar a participação nas deliberações.
Embora as normas que implementaram a possibilidade de realização de assembleias digitais tenham sido motivadas e promulgadas no contexto da pandemia de covid-19, suas previsões não são transitórias e, em regra, permanecerão vigentes no pós-coronavírus. O maior cuidado que as companhias devem tomar em relação às assembleias digitais é com a utilização de um sistema eletrônico que seja seguro e confiável e que garanta aos seus acionistas uma participação efetiva nas deliberações. Para isso, o sistema deve oferecer ao acionista proteção à sua privacidade, garantia de que suas contribuições nas assembleias serão recebidas e ouvidas por todos os participantes e que seus votos serão devidamente computados. Sendo a tecnologia o maior desafio, cabe às companhias trabalharem arduamente para a implementação de sistemas sólidos, pois só assim as assembleias digitais poderão realmente virar uma realidade no país.
Quais outras medidas poderiam ser adotadas pela CVM para auxiliar as companhias abertas enquanto durar a crise do novo coronavírus?
Em virtude do contexto de isolamento social e funcionamento reduzido de várias companhias no período de pandemia, é importante que a CVM regulamente a dilação e a flexibilização de prazos de entrega de informações obrigatórias por companhias abertas, bem como prazos referentes a ofertas públicas e procedimentos administrativos até que exista uma previsão mais concreta em relação ao controle da pandemia. Nesse sentido, a CVM deve desempenhar uma comunicação efetiva junto às companhias abertas para receber solicitações e analisar tais flexibilizações caso a caso.
Um problema que boa parte das companhias deve vivenciar é a dificuldade na distribuição de dividendos. Em que pese boa parte ter contabilizado lucro no exercício 2019, indica-se a distribuição inferior ao dividendo mínimo previsto em lei, por conta da pandemia. Nesse aspecto, conforme disposto no art. 202, § 4º da Lei 6.404/76 [Lei das S.As.], é necessário o encaminhamento de prévia justificativa à CVM tratando da incompatibilidade de distribuição de dividendos conjugada com o cenário atual da empresa. Tendo em vista o momento econômico vivenciado, a expectativa é de que o órgão acate as justificativas apresentadas.
Desde antes da pandemia a CVM já tinha estabelecido dentre suas prioridades a redução dos custos de observância regulatória. Essa medida se faz ainda mais necessária num momento em que muitas companhias abertas enfrentarão uma situação desafiadora para gestão do seu caixa, e acaba atrelada à busca pela redução de burocracia e por processos mais eficientes. Portanto, a CVM deveria expandir a iniciativa de digitalização de procedimentos para as companhias abertas, por exemplo se engajando em superar alguns elementos que não fazem mais sentido no mundo atual, como a necessidade de livro físico de presença de acionistas e atas de assembleia. Obviamente, alguns dos temas dependem de mudanças na legislação que extrapolam a competência da autarquia. Porém, dada sua importância para o mercado de capitais nacional, a CVM pode ser um agente fundamental na discussão desses temas junto ao Congresso Nacional.